5 principes voor succesvolle websiteprojecten

Afgelopen week was het zover. De websites waar ik (Karen Mendes Visscher) maandenlang gedisciplineerd en gemotiveerd aan gewerkt heb, zijn live gegaan. Een proces wat ik met mijn relatief korte ervaring meerdere keren heb meegemaakt. Telkens vanuit een andere positie. Wat dit project anders maakte, is dat ik voor het eerst leiding had en daarmee betrokken was bij alle fases. Van design en concept tot aan livegang. Al met al een proces én resultaat waar ik mega trots op ben. In dit blog deel ik welke 5 principes mij geholpen hebben om dit project tot een succes te maken.

Focus op project-
en timemanagement

Dit soort projecten lopen al snel in zowel tijd als budget uit. Ik kan daarom niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk projectmanagement en timemanagement zijn. Het gaat om anticiperen op wat nog komen gaat, reflecteren op hoe het proces tot dusver verlopen is, planningen bijstellen en verwachtingen managen. Belangrijk hierbij is om te leren prioriteiten te stellen, zaken te parkeren en grote taken op te delen in behapbare sub-taken. Dit helpt je overzicht en controle te houden, om bij te sturen op veranderingen in een dynamisch proces. De mate waarop veranderingen plaatsvinden, hangt samen met een duidelijke en gedeelde visie op wat er gerealiseerd moet worden.

Volg een gedeelde visie

Wat is de aanleiding van dit project? Wat willen wij bereiken met het eindresultaat? Welke boodschap moet erin doorklinken? Hoe willen wij dat het proces eruit gaat zien? Allemaal vragen die niet altijd expliciet besproken worden. Allemaal vragen die, wanneer onbesproken, zorgen voor complicaties bij de realisatie van het project. Om verwachtingen van partners (zoals webbouwers) te kunnen managen, is er duidelijkheid nodig over wat die verwachtingen dan zijn.

De vraag is of wij daar als team een duidelijk beeld over hebben, voordat wij interactie zoeken met partners. Eén van mijn favoriete citaten van George Bernard Shaw schijnt een verhelderend licht op dit proces: “Het grootste communicatieprobleem is dat we niet luisteren om te begrijpen. We luisteren om antwoord te geven.” Daarom daag ik je uit om die zoektocht direct in de beginfase van het project met elkaar aan te gaan. Met open oren. Niet om te antwoorden, maar om te begrijpen en van daaruit samen een visie te bepalen. Dan speelt de vraag nog: hoe gedeeld moet die visie dan zijn? Mijn ervaring is dat je het meeste succes bereikt als er draagvlak en betrokkenheid bij het project is. Wees daarom niet bang om collega’s bij dit proces te betrekken.

Bij TT-Engineering bestaat de Marketing & Communicatie afdeling uit één persoon en dat ben ik. Dit betekent dat ik veel vrijheid heb in de manier waarop ik projecten aanvlieg en deze invulling geef. Tegelijkertijd betekent het ook een sterke afhankelijkheid van de vakinhoudelijke kennis, inbreng en betrokkenheid van collega’s in andere functies. Als je het mij vraagt: een mooie mix. Het bied mij namelijk de kans om te leren daadkrachtig een duidelijke koers te varen. Daarnaast leert het mij om nederig te zijn en situaties te herkennen, waarin ik de kennis van collega’s nodig heb. Door collega’s een stem te geven in het proces, wordt het een project van de hele organisatie. Dit resulteert in draagkracht én gedeelde trots bij livegang.

Ontvang verantwoordelijkheid
en vertrouwen

Ik geloof dat wanneer je als professional verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgt om jouw kennis en ervaring in te zetten ten goede van de organisatie, je mooie resultaten bereikt. Dat is in ieder geval wat mij geholpen heeft in dit project. TT-Engineering claimt dit te doen. De uitwerking daarvan begint bij de directeur en eindigt nergens. Want elke collega geeft deze manier van samenwerken door aan nieuwe collega’s. Het krijgen van verantwoordelijkheid en vertrouwen zorgt ervoor dat ik kan opbloeien. Dag in dag uit het beste van mijzelf kan én wil geven. Vertrouwen en verantwoordelijkheid prikkelen om steeds het onderste uit de kan te halen en samen te genieten van de resultaten die daaruit voortkomen.

Bouw het concept op
vanuit onderzoek

Natuurlijk zijn projectmanagement, timemanagement, het hebben van een gedeelde visie en het ontvangen van verantwoordelijkheid en vertrouwen belangrijk. Tegelijkertijd kan een project pas succes hebben als het aansluit bij de doelgroep die je wilt bereiken. Dus: ken je doelgroep. Zorg ervoor dat de basis van waaruit je een gedeelde visie vormt, onderbouwd is. Onderzoek jouw concurrenten, bestudeer hun positionering en leer van ze. Weet hoe jij jouw organisatie onderscheidend kan maken. Neem de tijd en ruimte om te ontdekken wat jouw organisatie kenmerkt en waarmee het aansluit op de behoefte van de doelgroep. Nogmaals: ken je doelgroep. Kom te weten wat hen beweegt. Weet waar en hoe zij te bereiken zijn.

Wat daarbij ook goed kan helpen zijn zoekwoordanalyses. Deze helpen je om het onlinegedrag van zowel de doelgroep als de concurrenten te leren kennen. Daarnaast kun je de resultaten hiervan gebruiken als basis voor het schrijven van de content van jouw website. Kortom: onderzoek én wees niet bang om de resultaten te gebruiken als het fundament voor jouw projecten.

Werk samen met een partner die een aansluitende werkwijze hanteert

Zoals ik al zei, heb ik inmiddels met diverse partijen mogen samenwerken. De ene keer was ik meer betrokken bij het proces dan de andere keer. Wel heb ik meegekregen dat er gradaties zijn in hoe een samenwerking verloopt. Heb jij jouw eigen projectmanagement niet op orde en de webbouwer wel? Hebben jullie het allebei niet op orde of jij wel en zij niet? Drie scenario’s waarbij een samenwerking spaak kan lopen en een dergelijk project kan uitlopen op hogere investering in tijd én geld. En dat terwijl je dan waarschijnlijk ook nog niet trots bent op het eindresultaat.

Voor de realisatie van de nieuwe website van TT-Engineering heb ik samengewerkt met de Effectgroep. Een club bevlogen mensen met creatieve ideeën. Maar wat ik het meest gewaardeerd heb in onze samenwerking was de duidelijke communicatie, het maken van heldere afspraken, het goed managen van verwachtingen en de oprechte betrokkenheid bij het bereiken van een resultaat om trots op te zijn. Allemaal basale dingen, die een groot effect hebben en die van beide kanten moeten komen.